Командировочные расходы изменения и свежие новости

Предлагаем статью на тему: "Командировочные расходы изменения и свежие новости" с комментариями специалистов. В статье собрана полная и всесторонняя информация, позволяющая найти ответ на все вопросы. Если же вы не нашли ответ на вопрос, то в любой момент можно обратиться к нашему дежурному юристу.

Оформляем и оплачиваем командировки

Оформление приказов на командировку в 2018-2019 годах

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

  • полное наименование предприятия;
  • номер документа, дату составления;
  • персональные данные работника, занимаемую должность;
  • место выполнения служебного задания в командировке;
  • срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
  • цель пребывания в командировке;
  • отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
  • учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

  • на проезд в командировку в обе стороны;
  • на аренду жилья в командировке;
  • суточные;
  • другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

[3]

Размер командировочных расходов в 2018-2019 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

  • 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
  • 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах облагается НДФЛ и взносами.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах можно с помощью:

  • маршрутной квитанции электронного билета;
  • багажной квитанции;
  • посадочного талона.

При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

  1. Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
  2. Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.

Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке».

Как оформить сотруднику командировку?

Порядок направления работника в служебную командировку упрощен с 08.01.2015. До этой даты работодатель должен был оформлять сразу несколько документов при отправке в командировку: служебное задание, приказ и командировочное удостоверение. Однако вступление в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 01.01.2016 значительно уменьшило документооборот, касающийся командировок.

Какие же основные изменения произошли при отправке сотрудников в командировки?

  • Отменено сразу 3 документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке (работодатель не обязан требовать от работника составления отчета о выполнении служебного задания). Стоит отметить, что многие организации закрепили указанные документы, связанные с отправкой в командировку, в учетной политике и продолжают их использование, что законом не воспрещается.
  • Отменено ведение журналов учета командированных работников согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Ранее работодатель вел 2 журнала, в одном делая записи о выбывающих работниках, а в другом — о прибывающих. Теперь вести данные регистры необязательно, но по желанию учреждения можно, закрепив этот аспект в учетной политике организации.
  • Постановление № 771 внесло коррективы и в механизм подтверждения фактического срока командировки, который описан выше, а именно использование в этих целях проездных билетов, служебного или личного транспорта либо договора аренды гостиничного номера или отдельной квартиры, а также составление служебной записки с отметками о прибытии и убытии из командировки сотрудника.
Читайте так же:  Как грамотно обжаловать протокол гибдд об административном правонарушении

Таким образом, основным документом для направления в командировку остается приказ, о котором упоминалось ранее, а по возращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами. Действительно, документооборот при направлении сотрудников в командировку значительно сократился, это упростило работу кадровиков, однако при этом усложнив ее бухгалтерам, поскольку требования закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ остались прежними в части документального подтверждения расходов по приезду из командировки.

Стандарты оформления документации, связанной с отправкой работников в командировки, с 2016 года стали более лояльными и уменьшили объем бумажной работы у кадровой службы предприятия. Однако расходы компании — это не только денежные затраты, но и статья, уменьшающая налоговую базу для исчисления налога на прибыль, находящегося под пристальным вниманием ФНС. Именно поэтому работодатель борется за каждую копейку, иногда становясь консерватором: например, используя прежние правила оформления документов, связанных с направлением в командировку. Главным условием для этого является закрепление всех спорных моментов во внутреннем нормативном документе — учетной политике предприятия. Так доказать свою правоту по расходам в командировках налоговой будет в разы проще.

Размер суточных при командировках в 2018 году (нюансы)

Суточные при командировках в 2018 году обязательны к выплате работодателем (ст. 168 НК РФ). О нормировании, размерах и сроках выплаты суточных читайте в статье.

Порядок выплаты суточных

Суточные возмещаются работнику за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни (п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — постановление № 749).

Реальный срок командировки подтверждается проездными документами, а в случае их утраты – документами о проживании. Также часто целесообразным будет составить служебную записку по командировке. Она поможет подтвердить период пребывания в командировке, если по каким-то причинам невозможно предъявить документы о проживании. В этом случае в служебной записке должны быть сделаны отметки принимающей стороны о датах прибытия и убытия (п. 7 постановления № 749).

При проезде к месту выполнения служебного задания на автомобиле (личном или служебном) к служебной записке прилагаются документы, подтверждающие даты нахождения в пути: путевой и/или маршрутные листы, квитанции и чеки с автозаправок и др.

При однодневной командировке есть свои особенности: если командировка не выходит за пределы России, суточные не выплачиваются, а при командировке за границу их размер составит 50% от обычной их величины (пп. 11, 20 постановления № 749). Однодневная командировка стала камнем преткновения в вопросе оплаты: судебная практика располагает решением Верховного суда России от 11.09.2012 № 4357/12, где сказано, что данная выплата может быть осуществлена, но с оговоркой, что это компенсация за иные траты сотрудника. В случае болезни работника во время командировки, согласно п. 25 постановления № 749, суточные выплачиваются за все дни болезни, даже если она увеличила срок командировки. Это правило действует и при задержке работника в командировке с разрешения (или по просьбе) руководства.

Размер суточных при командировках в 2018 году

Кстати, размер суточных законом не ограничен, в ст. 217 НК РФ предусмотрены только их нормы для целей обложения НДФЛ и страховыми взносами, которые представляют собой необлагаемый минимум. Нормы суточных в командировке — 2018: для российских командировок — 700 руб., а для зарубежных — 2 500 руб., они же действовали и в 2017 году. Суммы, выдаваемые работнику по корпоративным нормам сверх лимита, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Как уплачивать страховые взносы с суточных, читайте в материале «Каковы страховые взносы на суточные в 2018 году?» .

  • Расчет суточных по заграничным командировкам производится по отметкам таможенной службы в загранпаспорте командированного сотрудника. По общему правилу день пересечения границы на выезд из РФ считается как день за границей, день пересечения границы на въезд в РФ считается уже днем в РФ (п. 18 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Если суточные для поездки выданы в иностранной валюте, в целях НДФЛ они пересчитываются в рубли по курсу Банка России на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки или на день увольнения, если после возвращения из командировки сотрудник увольняется. А вот для целей расчета страховых взносов со сверхлимитных сумм суточных используется дата утверждения авансового отчета (письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796).

Коммерческий директор ООО «Смоленские пивоварни» выехал из Смоленска в командировку 01.03.2018. В период с 02.03.2018 по 03.03.2018 он работал в Москве. 04.03.2018 уехал на поезде в Прагу. Поезд отправился в 7:45 04.03.2018, пересек границу РФ в 3:01 05.03.2018, прибыл в пункт назначения в 9:50 05.03.2018. Обратно директор вернулся самолетом до Москвы 09.03.2018 и в Смоленск прибыл 10.03.2018.

По корпоративным нормативам, дирекции установлены повышенные нормы суточных: 1 000 руб. для России, 50 евро — для европейских стран.

По графику командировки директору были выданы:

  • Рубли за 01.03.2018, 02.03.2018, 03.03.2018, 04.03.2018, 09.03.2018 и 10.03.2018 = 6 дней. Итого: 6 000 руб. суточных по России.
  • Евро за 05.03.2018, 06.03.2018, 07.03.2018, 08.03.2018 = 4 дня. Итого: 200 евро.

Авансовый отчет директор представил 13.03.2018. Этим же днем авансовый отчет был утвержден.

Курс евро, установленный Банком России, на 13.03.2018 — 69,7972 руб., на 31.03.2018 — 70,5618 руб.

Расчет суточных при командировке, принимаемых в расходы:

6 000 + 200 × 69,7972 = 19 959,44 руб.

700 × 6 + 2500 × 4 = 14200 руб.

Обложению НДФЛ подлежит сумма: 6 000 + 200 × 70,5618 – 14 200 = 5 912,36 руб.

Страховые взносы бухгалтер ООО «Смоленские пивоварни» начислил на сумму: 19 959,44 – 14 200 = 5 759,44 руб.

  • ТК РФ не установлена обязанность работодателя выплачивать одинаковые суточные всем сотрудникам организации: их можно разделить на категории, закрепив за каждой из них в учетной политике соответствующую сумму. Об этом сказано в письме Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291 и письме Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1.

Также размер суточных при командировках в 2018 году можно сделать зависимым от нескольких факторов, например стоимости питания и проезда на пассажирском транспорте в месте командировки, занимаемой должности. Главное — закрепить изменения в учетной политике и положении о командировках.

Об отражении суточных в 6-НДЛФ читайте в статье «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?» .

Еще о налогообложении командировочных расходов читайте в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами» .

Суточные как статья расходов находится под пристальным вниманием налоговиков, поскольку влияет на налоговую базу сразу по двум налогам: налогу на прибыль и НДФЛ, а также с 2017 года и по страховым взносам. Именно поэтому следует досконально соблюдать все правила их нормирования и выплаты, чтобы при проверках не получить непредвиденных санкций.

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель должен учитывать разные детали при оформлении документов. Разбираемся, каков размер суточных в 2019 году и как правильно учитывать дни командировки.

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».
Читайте так же:  Как вернуть страховку сбербанка по кредиту или отказаться от ее оформления

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Алгоритм действий

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения. Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата. Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Отправляем сотрудника в командировку в 2019 году

Напомним, что глобальные изменения трудового законодательства в части подготовки документов для командировки сотрудников произошли ещё в 2015 году.

Оформление командировки происходит без командировочного удостоверения и служебного задания. Однако если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо.

Работодатель может также не заполнять и журнал учета работников, убывающих в служебные командировки.

Документы для оформления командировки в 2019 году

Обязательными документами для служебной поездки являются:

  • Письменное решение нанимателя о направлении в командировку, которое может быть в форме приказа или распоряжения;
  • Авансовый отчёт работника по расходам.

Законом предусмотрено, что отдельные категории сотрудников обязательно должны дать письменное согласие при оформлении служебной поездки. Эти работники перечислены в ст.264 ТК:

  • Женщины, воспитывающие детей до 14 лет или детей-инвалидов;
  • Сотрудники, осуществляющие уход за тяжелобольными родственниками;
  • Женщины или мужчины, являющиеся родителями-одиночками.

О письменном разрешении

Письменное решение оформляется по унифицированной форме Т-9 либо. Однако наниматель имеет право разработать и утвердить в локальном нормативном акте любую другую. При этом в приказе (распоряжении) обязательно должна быть следующая информация:

  • Основные реквизиты документа: вид, номер, дата издания;
  • Название организации нанимателя;
  • Должность или специальность работника, отправляемого в командировку, его фамилия, инициалы;
  • Место назначения;
  • Дата начала и окончания поездки;
  • Цель командировки;
  • Проезд в командировке на личном транспорте, служебном или общественном;
  • За чей счёт оплачиваются затраты на командировку (иногда это происходит за счет принимающей стороны).

Как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, смотрите в нашей небольшой шпаргалке-таблице:

Основание для отправки в командировку

Письменное распоряжение руководителя

Дата начала командировки

Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской

Видео удалено.
Читайте так же:  Попытка шантажа может спровоцировать убийство
Видео (кликните для воспроизведения).

Дата окончания командировки

Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.

700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

Основание для начисления командировочных расходов

Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

Максимальный размер суточных составляет 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок.

При оформлении однодневной командировки требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности, но есть особенность, связанная с начислением суточных.

Если работник не пересекает границы РФ, то суточные не предусмотрены. Если сотрудник за этот день выезжает за границу, то суточные предусмотрены в пределах 50% от нормы.

На своем автомобиле

Многие задаются вопросом, если командировка на своей машине, то какое подтверждение необходимо вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. Но сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

На служебном автомобиле

На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. Обратите внимание, что с 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов.

Оформление документов для командировки в 2019 году заканчивается составлением авансового отчета. Он представляет собой отчет работника о тратах, произведенных во время командировки: проезд, проживание и т.д.

Сотрудник обязан подготовить документ в течение 3 дней после возвращения из поездки. К нему нужно приложить:

  • проездные билеты;
  • договора аренды жилья;
  • служебная записка об использовании собственного автомобиля с указанием затрат, понесённых за поездку (к ней прилаживаются соответствующие квитанции);
  • ксерокопии страниц паспорта с отметками о пересечении границы (при командировках за пределы России) и т.д.

Если работодатель сам покупал проездные билеты и брал для сотрудника жилье в аренду, соответствующие документы передаются работнику на руки перед поездкой. После приезда работник вместе с авансовым отчетом передает их в бухгалтерию.

Бухучет командировочных расходов

В 2019 году, получив подтверждение командировочных расходов, бухгалтер сделает такие проводки:

Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;

Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;

Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;

Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).

Оформить командировку удобнее всего в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». В системе есть все необходимые для этого инструменты.

Для оформления приказа на командировку и расчета соответствующего начисления в 1С:ЗУП 3.1 предназначен документ «Командировка», который мы откроем через меню «Кадры/ Все отсутствия сотрудников» или в журнале соответствующих документов в разделе «Кадры/Зарплата».

Далее заполняем документ. Отражение начисления будет зарегистрировано в месяце, указанном в шапке документа. Для вывода в печатные формы используются дата и номер документа. Номер формируется автоматически при записи документа.

При оформлении длительной командировки в программе можно выбрать разные виды оплаты:

  • Оплатить сразу и целиком – оплата будет полностью начислена в текущем документе;
  • Производить оплату пребывания в командировке ежемесячно.

Расчет документа в системе производится автоматически. Чтобы просмотреть или отредактировать детальные записи о начислениях или перерасчете используйте закладку «Начислено (подробно)».

Согласно условиям, указанным на закладке «Главное», рассчитывается начисление для оплаты командировки: число оплачиваемых дней или часов командировки умножается на среднедневной или среднечасовой заработок.

Чтобы вычислить средний заработок берем последние 12 месяцев. Когда появляется необходимость просмотреть или откорректировать расчет среднего, можно воспользоваться кнопкой «Изменить данные расчета среднего заработка». Также средний заработок можно вывести самостоятельно через «Задать вручную» и «Пересчитать».

Для выплаты командировочных необходимо создать ведомость на выплату зарплаты непосредственно из документа «Командировка» посредством кнопки «Выплатить».

Надеемся, что наша статья ответила на ваши вопросы. Если вы еще не используете программы для оптимизации задач по подбору и расчетам с персоналом «1С:Зарплата и управление персоналом 8», вы всегда можете заказать бесплатную демонстрацию возможностей решения. Наши специалисты на кейсах других компаний покажут вам как можно упростить бизнес-процессы, связанные с подбором, учетом, расчетами с персоналом. А если вас интересуют решения для управления компетенциям, мотивацией, эффективностью, то наши специалисты могут продемонстрировать возможности решения 1С:ЗУП.КОРП. Звоните по телефону в офисы компании.

Суточные при командировках в 2019 году

В современной России свежие новости об изменении размера выплат, размера налогообложения и оформления бухгалтерских документов появляются практически ежедневно. Сотрудникам бухгалтерии, руководству или индивидуальному предпринимателю, который сам занимается ведением документации, необходимо не только отслеживать происходящие законодательные изменения, но и контролировать их применение.

Тем, кто по долгу службы отправляется сам или посылает подчиненных в деловые поездки, связанные с решением насущных вопросов, следует владеть информацией об изменениях в порядке и размере суточных при командировках в 2019 году.

Командировка: оформление и компенсация расходов

В текущем, 2018 году, практика выплаты суточных при командировках все еще сохранена, хотя в СМИ уже давно муссируются слухи об отмене существующего порядка путем принятия соответствующего постановления законодательными органами. Действующий Трудовой Кодекс, согласно ч.1, ст.168, предусматривает, что работодатель, отправляющий работника в командировку для решения деловых или производственных вопросов, должен компенсировать понесенные им расходы.

В понятие суточных входят денежные затраты, сделанные для обеспечения необходимых процессов вне места постоянного проживания.

Изменения, внесенные в порядок выплаты суточных и отправки в поездку по нуждам предприятия или организации, не касаются размера предполагаемого лимита на денежные траты. Он остается в тех же пределах, что были предусмотрены соответствующим постановлением на 2018 год. Свежие новости не коснулись и предполагаемых сроков, на которые может оформляться поездка.

В 2019 году сроки регламентируются существующей необходимостью, они выбираются произвольно, с учетом существующей надобности, документы можно по-прежнему составлять произвольно, руководствуясь обоюдным согласием сторон.

В понятие командировки входит несколько видов деловых перемещений:

  • поездка в другой город, но в пределах Российской Федерации (для выполнения трудового договора за пределами своего рабочего места, если существует такая необходимость);
  • выезд за пределы страны проживания (с деловыми целями, для подписания важных документов, или выполнения основной работы, оговоренной в трудовом соглашении);
  • в пределах своего города (на другое предприятие или в организацию, при условии, что перемещение по городу не входит в служебные обязанности, как, например, у водителей или курьеров).

Расчет и размеры суммы, предназначенной к выплате в виде суточных, лимитированы соответствующим постановлением Правительства.

Его действие предусматривалось на 2018 год, но и в 2019 году размеры ограничений и выплат остаются прежними: поездка по стране оплачивается из расчета 700 руб. в сутки. Выезд за рубеж – 2,5 тыс. руб. Для перемещения по городу сумма рассматривается в особом порядке. Порядок выплат оговорен в 217 ст. НК РФ, руководством к действию могут стать ст. 166-168 ТК РФ.

Особенности произведения расчетов

Помимо командировочных, сотрудник получает зарплату, которая высчитывается особым образом. Ее средний размер вычисляется по последним 2 месяцам работы, без учета больничного, отпускных и не табулированных дней. В других случаях выплачивается усредненная стоимость рабочего времени с момента начала работы в организации или на предприятии.

Читайте так же:  Последние новости по отмене льгот ветеранам труда

Отчет в бухгалтерии сдается на основании следующих финансовых документов:

  • торговые чеки, удостоверяющие факт реальных расходов на предусмотренные надобности;
  • билеты на проезд, или чеки с заправки, удостоверяющие стоимость потраченного топлива, если поездка совершалась на личном автомобиле;
  • квитанции об оплате услуг, которые входят в оговоренный в командировочных расходах перечень.

Состав расходов на командиоровку

Свежие новости состоят в сохранении прежних условий и списка разрешенных трат, предоставлении отчета не позднее 3-х дней с момента возвращения из поездки, и отказа в компенсации не предусмотренных перечнем расходов.

Изменения в 2019 предполагаются не в сумме выплачиваемых суточных. Она остается неизменной по России, и только при ее превышении работодатель удерживает НДФЛ с остатка, который не предусмотрен федеральным лимитом. Организация вправе самостоятельно установить размер суточных в командировке, приняв соответствующее Положение, но если сумма выше федерального минимума, с разницы необходимо удержать налоги.

Командировочные и премия не могу выплачиваться одновременно одному и тому же сотруднику. В день утверждения отчета о поездке за границу суточные пересчитываются в валюте страны, куда запланирована поездка, и разница в курсе валют тоже будет учитываться и облагаться налогом.

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему

Напишите свой вопрос Юристу ниже:

Это быстро и бесплатно*!

Материал подготовлен редакцией сайта pensiyaportal.ru

ВЫСТУПЛЕНИЕ: Как увеличить пенсию пенсионеру?

А какие суточные получаете вы?

Добавить комментарий Отменить ответ

Много по работе езжу, и каждый раз после того, как возвращаюсь, начинается тягомотина со сдачей отчетов. Я аккуратен до умопомрачения и сохраняю все платежные документы. И тем не менее, бухгалтерия всегда находит к чему придраться. Представляю себе, что происходит с теми, кто поехал в первый раз, или не сохранил какую-то бумагу об оплате.

Разговоры о переменах и отмене командировочных ведутся не первый год. Не знаю, чего от этого будет больше – вреда или пользы. Еще в 2014 отменили командировочные удостоверения, а в некоторых местах, особенно, в провинции, их по-прежнему требуют к предъявлению.

Вот уж новость так новость – ну, ладно еще налог с превышения суммы лимита суточных. Но чтобы платить еще с обмена валюты, без которой в другой стране никак не обойтись – это ж сколько там получится копеек, если выдают 2500 в рублях? Стоит ли из-за этого добавлять бухгалтерам еще работы. Как будто нам недостаточно тех отчетов, которые сдаются чуть ли не каждый день.

Затраты на командировочные расходы в 2019 году

Расходы на командировку: за что платит работодатель

Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:

  • приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
  • оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
  • выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
  • иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.

Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.

Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.

По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.

Сколько возмещают работнику

Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.

По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.

Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:

  • 700 рублей — за день поездки по стране;
  • 2500 рублей — за день заграничной командировки.

Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.

Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.

Суточные за границу и по России: размеры

Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.

Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.

Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.

Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.

Читайте так же:  Классификация налогов по способам и методам взимания

Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке

Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.

Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.

Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.

Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.

Как посчитать командировочные и суточные расходы

Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.

Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.

Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:

[2]

Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:

Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.

Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.

После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.

Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

  • командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
  • проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
  • любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
  • авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).

Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

[1]

Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.

Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:

  • операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
  • когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.

Источники


  1. Валютное право; Юрайт — Москва, 2011. — 592 c.

  2. Акции. Судебная практика, официальные разъяснения, образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 930 c.

  3. Каландаришвили, З. Н. Актуальные проблемы правовой культуры российской молодежи / З.Н. Каландаришвили. — М.: ИВЭСЭП, Знание, 2009. — 172 c.
  4. Торгашев, Г.А. Методика преподавания юриспруденции в высшей школе / Г.А. Торгашев. — М.: ГОУ ВПО «Российская академия правосудия», 2014. — 463 c.
  5. Кутафин, О. Е. О. Е. Кутафин. Избранные труды. В 7 томах. Том 6. Субъекты конституционного права Российской Федерации как юридические и приравненные к ним лица / О.Е. Кутафин. — М.: Проспект, 2011. — 336 c.
Командировочные расходы изменения и свежие новости
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here