Как правильно составить график отпусков и ознакомить работников – в помощь кадровику

Предлагаем статью на тему: "Как правильно составить график отпусков и ознакомить работников – в помощь кадровику" с комментариями специалистов. В статье собрана полная и всесторонняя информация, позволяющая найти ответ на все вопросы. Если же вы не нашли ответ на вопрос, то в любой момент можно обратиться к нашему дежурному юристу.

Приказ об утверждении графика отпусков

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.

Кто составляет приказ

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

  • плановые,
  • дополнительные,
  • «прошлогодние»,
  • а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

[1]

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

  • несовершеннолетних,
  • инвалидов,
  • сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

  • в первую очередь это название компании,
  • дата составления документа,
  • сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
  • и его подпись,
  • а также собственно содержание документа
  • и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

Оформляем «шапку» документа

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Оформляем «тело» документа

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

  1. В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
  2. Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
  3. В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

Уведомление об отпуске по графику — образец

Как составить уведомление о начале отпуска

Важно! Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать.

Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.

Обратите внимание! Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.

Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:

  1. Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
  2. Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним.
Читайте так же:  Индекс ммвб и другие фондовые индексы россии и мира

Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.

Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.

Обратите внимание! Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:

  1. Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
  2. Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений

Обратите внимание! С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.

Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:

  1. На титульном листе отражается такая информация:
    • наименование организации, оформившей документ;
    • название документа;
    • даты начала и окончания журнала.
  2. В табличной части приводятся следующие сведения:
    • название составляемого документа;
    • номер по порядку;
    • дата его оформления;
    • смысл выданного извещения;
    • должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
    • информация о вручении;
    • сведения об ответе на извещение.

Важно! Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Уведомление (извещение): образец

Поскольку нет утвержденной формы уведомления, допускается его составление на фирменном бланке (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Примерный перечень информации, подлежащей включению в него:

  1. Ф. И. О. работника, которому оформляется извещение.
  2. Название документа.
  3. Текст уведомления:
    • с реквизитами графика отпусков;
    • ссылками на правовые акты;
    • датами начала и окончания предоставляемого отпуска;
    • общей продолжительностью выходных в календарных днях.
  4. Подпись лица, оформившего документ.
  5. Подпись работника об ознакомлении с извещением.

При необходимости в указанный документ может быть добавлена иная информация на усмотрение руководителя или работника кадровой службы.

Важно! Уведомление считается правильно составленным, если в нем содержится подпись работника об ознакомлении, а также даты начала и окончания отпуска.

Скачать образец извещения о начале отпуска можно, пройдя по ссылке: Уведомление о начале отпуска по графику отпусков.

Уведомление о начале отпуска — это документ, которые информирует о датах начала и окончания отпуска. Оформляется он в свободной форме и доводится до сведения работника не позднее чем за 2 недели до даты начала предполагаемого отпуска.

10 советов по составлению графика отпусков: шпаргалка для работодателя

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника ( ст. 123 ТК РФ). Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Например, график отпусков на 2020 год должен был быть утвержден не позднее 17 декабря 2019 года. Утверждается график приказом руководителя организации.

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, оплачивать командировки и пр., рекомендую пройти обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак. часов.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения. Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись. В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 данной формы укажите, на основании какого документа переносится отпуск работника. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь, дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Читайте так же:  Порядок возврата купленного телефона в магазин, если он не понравился или сломался

Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика.

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

  1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска.
  2. У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
  3. Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
  4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Как правильно составить график отпусков и ознакомить работников – в помощь кадровику

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

График отпусков – это документ, определяющий порядок предоставления работникам организации или предприятия ежегодных обязательных отпусков. Составляется такой график до наступления нового календарного года и в обязательном порядке согласовывается с рабочими и утверждается у руководства. Как правильно подготовить такой документ, и что нужно знать, определяя время отпуска для каждого работника?

Правила составления графика отпусков

При подготовке графика отпусков на 2016 год ответственному сотруднику следует руководствоваться следующими правилами:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как
решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Москва и область: +7 (499) 455-09-71
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 317-78-95

Все регионы РФ: 8 (800) 550-92-58
Консультация бесплатна!

Подготовить форму для составления графика отпусков

Законодатель рекомендует использовать форму № Т-7, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001, однако ее применение не является обязательным и работодатель может составлять график отпусков в произвольной форме, при условии, что документ содержит следующие данные:

  • Ф.И.О. работника;
  • наименование его должности согласно штатному расписанию;
  • количество дней отпуска в году, на который составляется график;
  • графа для внесения изменений на основании приказов и распоряжений руководства.

Определить наличие работников, относящихся к льготным категориям

Разрабатывая документ, устанавливающий периоды отдыха для сотрудников предприятия, следует опираться не только на необходимость обеспечения бесперебойной работы функционирования компании, но и на требования законодательства, предоставляющего гражданам определенных категорий право на самостоятельный выбор времени, в которое они хотели бы получить отпуск.

Действующее законодательство устанавливает такое право для следующих категорий работников:

  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
  • Герои СССР, РФ, а также полные кавалеры ордена Славы;
  • лица, обладающие статусом «Почетный донор России»;
  • ветераны ВОВ и труда;
  • герои Социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы.

Кроме того, правом на самостоятельное определение сроков выхода в отпуск обладают:

  • женщины, имеющие двух или более детей, не достигших 12-летнего возраста – они могут использовать отпуск в летнее время;
  • супруг/супруга военнослужащего может получить отпуск одновременно с мужем/женой;
  • мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, могут взять отпуск в этот период;
  • внешние совместители имеют право на получение отпуска на дополнительной работе в то же время, что и на основной;
  • беременные женщины могут уйти в ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или после него;
  • подростки, не достигшие 18-летнего возраста, также могут самостоятельно выбрать период для использования отпуска.

Ознакомить работников со сроками отпусков

Это можно сделать двумя способами – до составления графика или после.

В первом случае ответственное лицом может подготовить опросные листы, в которых работник укажет желаемое время для отпуска. Это вовсе не означает, что работодатель обязан учитывать все пожелания трудящихся – такой вариант просто невозможен, т.к. общее количество сотрудников в организации необходимо пропорционально распределить по месяцам года. Тем не менее, такой способ позволяет выявить потребности работников, составить на их основании базовый график, после чего в индивидуальном порядке определить время для отпуска с теми сотрудниками, пожелания которых не могут быть учтены.

Читайте так же:  Преимущества золотых карт сбербанка россии

Во втором случае ответственный сотрудник составляет график самостоятельно, опираясь на установленные законодательством требования, после чего предоставляет его работникам для ознакомления под роспись.

Утвердить готовый график отпусков необходимо не позднее 16 декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как
решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Москва и область: +7 (499) 455-09-71
Санкт-Петербург и область: +7 (812) 317-78-95

Все регионы РФ: 8 (800) 550-92-58
Консультация бесплатна!

Итак, составление графика отпусков – занятие, которое требует особой внимательности и знания действующего законодательства. Распределяя очередность выхода работников организации или предприятия в ежегодный отпуск, стоит учитывать не только их пожелания, но и производственную необходимость (так, установление отпуска для рабочих одной специальности в один и тот же временной период вероятнее всего негативно скажется на производственном процессе), а также имеющиеся у работников льготы. После подготовки графика потребуется ознакомить с ним всех трудящихся, после чего согласовать с непосредственным начальником подразделения и с вышестоящими руководителями.

Составление графика отпусков: образец заполнения формы Т-7, пошаговое проведение процедуры

Каждый работающий человек имеет право на отдых. Такое право он может реализовать, если составит заявление на предоставление отпуска.

График отпусков является обязательным документом для любой организации. С его помощью определяется дата предоставления ежегодного отпуска сотрудникам организации, обеспечивается бесперебойный процесс работы, а также планируется размер финансов для оплаты отпусков, поэтому очень важно правильно составить и вовремя оформить данный документ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

[2]

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-73 . Это быстро и бесплатно !

Что это такое и для чего он составляется?

Это локальный нормативный правовой акт, в котором отражается очередность предоставления ежегодных трудовых отпусков. Другими словами, это документ, на основании которого планируется кто и в какое время время будет отдыхать.

Кто составляет? В процессе составления документа должны принимать участие руководители всех подразделений организации, потому, что только они могут учесть все нюансы для обеспечения бесперебойной работы подчиненного им подразделения.

Например, руководитель должен заранее предусмотреть, на кого будут возложены обязанности временно отсутствующего сотрудника.

Руководителем структурного подразделения может быть составлен опросный лист, в котором будут зафиксированы пожелания подчиненных касательно даты представления отдыха.

После составления документов на каждом структурном подразделении, их предоставляют в профсоюзную организацию. Без согласования с профсоюзом, при наличии таковой в организации, документ будет считаться недействительным.

Затем кадровая служба сводит все документы в единый график. Кадровой службой могут учитываться пожелания сотрудников уйти отдыхать в определенное время, но это не является обязанностью.

Сроки оформления и утверждения

Составляется график на следующий календарный год в декабре, так как срок утверждения приказом должен произойти не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Процесс составления очень трудоемкий и может затянуться, поэтому к разработке документа нужно подготовиться заранее.

Основанием для составления документа является приказ руководителя о его подготовке на новый календарный год. Приказ не имеет унифицированной формы и составляется в каждой организации самостоятельно. В нем обязательно должно быть отражено основание для составления.

Например: Для своевременного составления графика отпусков на следующий календарный год и бесперебойной работы компании, приказываю… Далее перечисляются все пункты настоящего приказа.

  1. Руководителям структурных подразделений предоставить списки работников с указанием предполагаемых сроков отпусков. Данные списки довести до сведения профсоюза до (определенная дата).
  2. Профсоюзной организации внести мотивированные корректировки в графики отпусков до (определенная дата).
  3. Начальнику отдела кадров составить сводный график отпусков с учетом мнения профсоюза и предоставить его на утверждение до (определенная дата).

Далее приказ подписывается директором и всеми ознакомленными лицами.

Список лиц, которые имеют право на предоставление отдыха в удобное для них время

Право на предоставление отпуска в любое время имеют:

  • Участники Великой Отечественной войны и приравненные к ним лица.
  • Герои Советского Союза.
  • Герои Российской Федерации.
  • Полные кавалеры ордена Славы.
  • Лица, награжденные знаком «Почетный донор России».
  • Женщины, имеющие двух и более детей до 12 лет.
  • Опекуны (попечители) несовершеннолетних детей.
  • Лица, получившие заболевание вследствие катастрофы на ЧАЭС и других авариях на атомных объектах.
  • Работники моложе 18 лет.
  • Женщины, супруги которых являются военнослужащими.
  • Женщины перед отпуском по беременности и родам.
  • Мужья, в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам.
  • Совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе).

При очередности предоставления отпусков учитывается трудовой стаж сотрудника и его профессиональные заслуги в данной организации. Так же график должен учитывать особенности производственного процесса, обеспечивать его непрерывность и бесперебойность с учетом взаимозаменяемости сотрудников.

Это может быть связано с сезонностью работ или снижением спроса на конкретный вид продукции.

Пошаговое проведение процедуры

  1. Приказ о подготовке графика.
  2. Проекты графиков на структурных подразделениях.
  3. Согласование с профсоюзом.
  4. Сводный график.
  5. Утверждение руководителем.

Как заполнить документ по правилам?

График составляется в свободной форме. Порядок составления может быть закреплен во внутренних документах организации. Это могут быть как кадровые документы, например, инструкция по делопроизводству, так и нормативные акты, например, коллективный договор.

Для удобства можно воспользоваться унифицированной формой № Т-7. Обязательные графы документа:

  1. Структурное подразделение, к которому относится работник.
  2. Должность согласно штатного расписания
  3. ФИО.
  4. Табельный номер.
  5. Сколько дней отпуска будет составлять продолжительность основного оплачиваемого отпуска сотрудника в будущем году. Справка: если отпуск разделен на части, то это заполняется отдельной строкой.
  6. Дата начала отпуска. Обычно в этой графе указывается только месяц, а конкретное число ухода на отдых выбирается позже по договоренности с нанимателем.
Читайте так же:  Чем грозит неуплата по микрозаймам

Законодательство РФ не обязывает нанимателя знакомить своих подчиненных с графиком отпусков под роспись. Однако, это лучше сделать, чтобы в дальнейшем избежать конфликтных ситуаций. Поставить роспись об ознакомлении сотрудник может на оборотной стороне документа. На некоторых предприятиях для этой цели заводят специальный журнал для ознакомления.

В графике необходимо фиксировать все изменения, связанные с предоставлением отпусков , а также ссылаться на документы, которые послужили основанием для этих изменений.

  1. Отпуск может быть перенесен на другой срок. Дата перенесенного отпуска заносится в графу 7 – дата, с которой работник фактически ушел в отпуск. В графе 8 указывается основание для переноса (заявление работника, приказ нанимателя).
  2. Отзыв из отпуска. Если сотрудника пришлось отозвать с отпуска по производственной необходимости, изменения так же должны быть зафиксированы в графике. Основанием в этом случае будет являться приказ нанимателя.
  3. Деление отпуска на части. Если отпуск предоставляется частями (например, работник изъявил желание взять не весь отпуск сразу), и ранее это не было отражено в графике, изменения должны быть отражены в документе. Основание (заявление сотрудника).

Со всеми вносимыми изменениями в графике отпусков необходимо ознакомить сотрудников. Для этого на оборотной стороне документа вносится запись: с изменениями ознакомлен, и ставятся соответствующие подписи.

Трудовой Кодекс Российской Федерации не обязывает нанимателя вносить изменения в уже утвержденный график. Поэтому, если в организацию будут приняты новые сотрудники, можно либо оформить новый документ для вновь прибывших, либо отпустить их отдыхать на основании заявления.

Нужно ли утверждать приказом и когда?

Ответим на вопросы: кто утверждает и когда должен быть утвержден. Утверждается график приказом руководителя, который должен быть составлен не позднее двух недель до начала очередного календарного года. Документ не имеет унифицированной формы и может составляться в произвольном виде.

Пример распоряжения: на основании ст.123 ТК РФ приказываю утвердить график отпусков на (указывается календарный год).

  1. Инспектору по кадрам ознакомить работников с настоящим графиком отпусков и составить всю необходимую документацию для предоставления очередных отпусков.
  2. Главному бухгалтеру обеспечить своевременный расчет работников в связи с уходом в очередные отпуска.

Приказ подписывают руководитель предприятия и ознакомленные лица.

Ответственность

При несоблюдении законодательства о труде и ущемлении своих прав, работник может обратиться за защитой в профсоюзную организацию, в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру или суд. ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает наложение штрафа на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей, на юридическое лицо от 30000 до 50000 рублей. При повторном нарушении наказание ужесточается.

Заключение

Графики отпусков являются обязательными для исполнения как для руководителя так и для наемных работников. Поэтому составляться он должен правильно, учитывая мнения обеих сторон.

Делать документ нужно вовремя, учитывая установленные законодательством сроки. Важно правильно вносить полную и достоверную информацию, фиксировать все происходящие изменения и знакомить с ними всех заинтересованных лиц.

[3]

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 288-16-73 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

График отпусков как правильно составить помощь кадровику

Составление графика отпусков: требования и рекомендации

Работодатель может разработать собственную форму ведения документа. Данный пункт регламентирован статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Документ подписывается начальником кадровой службы и руководителем фирмы. График должен быть утвержден в текущем году не позднее 17 декабря.

  • Фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • табельный номер (если предусмотрен);
  • название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
  • должность согласно штатному расписанию;
  • количество дней положенного отпуска;
  • запланированная дата отпуска;
  • фактическая дата отпуска;
  • перенос отпуска с прошедшего периода (дата и основание переноса).

Как правильно составить график отпусков

Часто бывает, что в связи с производственной необходимостью в течение календарного года работнику нет возможности предоставить отпуск. Либо он был предоставлен, но потребовалось его прервать, и вызвать сотрудника на работу. В этом случае время неиспользованного отпуска должно быть предоставлено позднее по заявлению сотрудника.

  • У которых в трудовом договоре закреплен ненормированный рабочие день. В этом случае отпуск должен быть увеличен минимум на 3 дня.
  • Работники вредных и/или опасных производств. Им должно быть увеличено время отдыха в соответствии с нормами труда.
  • Работающие в условиях крайнего севера;
  • Подростки до 18 лет. Им предоставляется отпуск в 31 календарный день.

Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска — основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска — 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?

График отпусков

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Как составлять график отпусков — возможные ошибки и их решение

Опросить сотрудников может начальник цеха, или отдел кадров. После опроса в каждом подразделении составляется предварительный график отпусков, после чего все графики с каждого подразделения передаются в отдел кадров, где корректируются с учетом всего производственного процесса.

  1. Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
  2. Несовершеннолетним.
  3. Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
  4. Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
  5. Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
  6. Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.
Читайте так же:  Как получить водительское удостоверение по истечении срока лишения права на управление автотранспорт

Составление графика отпусков: правила и типичные ошибки

Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:

  • сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет (ст.178 КЗоТ);
  • матери двух и более детей возрастом до 12 лет, независимо от наличия отца и его участия в воспитании детей, отцы, опекуны либо попечители, занимающиеся воспитанием 2 и больше детей до 12 лет без участия матери (ст.1721 КЗоТ);
  • мужья во время пребывания его жены в отпуске в связи с беременностью и родами (статья 123 ТК РФ);
  • почетные доноры России (Закон № 5142-I от 09.06.1993);
  • лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или получившим суммарную дозу радиационного облучения свыше 25 сЗв (Закон №1244-I от 15.05.1991 и Закон № 2-ФЗ от 10.01.2002 соответственно);
  • ветераны труда и войны (в т. ч. инвалиды войны);
  • ветераны боевых действий, происходивших на территории других стран, (в т. ч. получившие инвалидность как следствие своего участия в боевых действиях);
  • лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.

Онлайн журнал для бухгалтера

В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2019 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков — это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.

Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.

В отпуск — по графику, или для чего нужен график отпусков

  • в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска – реквизиты соответствующего приказа руководителя;
  • в графе 9 указывается новый период отпуска в соответствии с приказом;
  • в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв сотрудника из отпуска)
  • в графе 7 проставляется дата или период отпуска, фактически использованного сотрудником.
  • унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
  • самостоятельно разработанная форма. В этом случае возможны два варианта: полностью самостоятельно разработанная форма, либо унифицированная форма, доработанная с учетом потребностей работодателя. Как правило, используется второй вариант, то есть в унифицированную форму вносятся корректировки. Например, из формы № Т-7 можно удалить коды по ОКУД, по ОКПО, реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Кроме того, форму можно дополнить графами, в которых сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с графиком, а также в том, что уведомлены о начале отпуска (за 2 недели до его начала).

Как составить график отпусков (примеры)

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

  • на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
  • в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
  • срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
  • срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

Источники


  1. Дмитриева, Т.Б. Клиническая и судебная подростковая психиатрия / Т.Б. Дмитриева. — М.: Медицинское Информационное Агентство (МИА), 2017. — 981 c.

  2. История Библиотеки Академии наук СССР. 1714 — 1964 / ред. М.С. Филиппов. — М.: М-Л: Наука, 2017. — 600 c.

  3. ред. Кашанина, Т.В.; Кашанин, А.В. Основы права. Хрестоматия; М.: Высшая школа, 2012. — 279 c.
  4. Теория государства и права. В 2 частях. Часть 2. Теория права. — М.: Зерцало-М, 2011. — 336 c.
  5. Марченко, М.Н. Общая теория государства и права. Академический курс в 3-х томах. Том 1 / М.Н. Марченко. — М.: Зерцало, 2002. — 546 c.
Как правильно составить график отпусков и ознакомить работников – в помощь кадровику
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here