Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Предлагаем статью на тему: "Что такое первичные документы бухгалтерского учета" с комментариями специалистов. В статье собрана полная и всесторонняя информация, позволяющая найти ответ на все вопросы. Если же вы не нашли ответ на вопрос, то в любой момент можно обратиться к нашему дежурному юристу.

Что относится к первичной документации

Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры. Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия. Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Формы и виды первичной документации

Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно. Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание. Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.

[2]

Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.

Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:

  1. Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
  2. Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
  3. Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).

К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:

  • хронологические – все операции в них показываются в строгом соответствии фактической хронологии событий;
  • систематические (пример – кассовая книга);
  • комбинированные;
  • аналитические;
  • синтетические, предполагающие разбивку сумм по обобщенным счетам учета.

Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.

Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной. Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.

Классификация первички по стадиям предпринимательства

В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.

  1. Определение условий сделки. Партнеры договариваются, вырабатывая консенсус, который устроит обе стороны. Деньги и товары еще не переходят из рук в руки, услуги пока не оказываются, работы не выполняются, но все уже готово к началу взаимодействия. Результатом этого этапа будут следующие виды первички:
    • договор (возможны различные формы);
    • счет на оплату.
  2. Вознаграждение по сделке. Оплата может быть произведена в различной форме. Этот важный момент фиксируется подтверждающей передачу денег первичкой:
    • если оплата производилась не наличными, то ее подтвердит выписка с расчетного счета, чек платежного терминала и т.п.;
    • если деньги передавались «кэшем», подтверждением послужит кассовый чек, бланк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру.
  3. Передача товара, оказание услуги, выполнение работы. Она сторона произвела оплату, теперь время и второй стороне выполнить свои обязательства. О том, что она это сделала добросовестно, и у первой стороны нет претензий, будут свидетельствовать следующие первичные документы:
    • накладная (если передавались товары);
    • товарный чек (может выдаваться вместе с кассовым или идти одним документом);
    • акт оказанных услуг (или выполненных работ).

Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.

Контроль, хранение и организация учета первичных документов

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:

  1. Приемка.
  2. Первоначальная обработка.
  3. Распределение по типам бланков и их назначению.
  4. Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
  5. Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
  6. Исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.

Читайте так же:  Как получить кредит без поручителей на выгодных условиях

Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:

  • распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
  • формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.

СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.

Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:

  1. Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
  2. Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
  3. Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).

Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.

Утверждение форм первичной документации

Неунифицированная первичная документация может разрабатываться субъектами хозяйствования самостоятельно. Для таких бланков главным критерием соответствия нормам законодательства является соблюдение стандартов Закона №402-ФЗ в части обязательных реквизитов:

  • наименование документа;
  • дата оформления;
  • сведения о компании, составляющей форму, по которым можно идентифицировать предприятие;
  • содержание отображаемой хозяйственной операции с указанием стоимостной оценки предмета сделки;
  • приведение натуральных измерителей и количественных величин;
  • наличие подписей ответственных должностных лиц (с обязательным указанием их должности и ФИО).

ЗАПОМНИТЕ! Чтобы пользоваться самостоятельно разработанными шаблонами в качестве первичной документации, необходимо утвердить их локальным актом предприятия.

Кассовые и платежные документы относятся к группе строго регламентированных форм. Предприятия своим приказом или любым другим распоряжением не уполномочены убирать из них строки, ячейки, изменять структуру. В неунифицированные шаблоны предприятия могут вносить свои корректировки, добавлять и убирать информационные блоки. При самостоятельной разработке новых форм за основу можно брать типовые образцы.

Для утверждения первички можно вынести ее примеры в отдельное приложение к учетной политике. Второй вариант – для каждого бланка руководитель издает приказ по предприятию. В тексте приказа указывается информация о внедрении в учет новых форм документации, которые должны оформляться по единому шаблону. Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.

Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.

При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.

О чем нужно всегда помнить бухгалтеру

Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

    Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета — это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет. В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

Читайте так же:  Как составляется долговая расписка

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

  1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
  2. Исполнительные (оправдательные), в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
  3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

  1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
  2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
  3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Содержание первичной документации

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
  • суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
  • финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
  • подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

  1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
  2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
  3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
  4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы. Исправления можно сделать следующими способами:

  1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
  2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
  3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.
Читайте так же:  Как узнать сроки и график проведения капитального ремонта многоквартирного дома

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Бухгалтерские документы: виды и понятие

Понятие бухгалтерских документов и их виды

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.

Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.

Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.

Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.

Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  • накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);
  • акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);
  • требование (по отпуску материалов, платежные требования);
  • ордер (ПКО, РКО);
  • поручения (платежное поручение, сводно-платежное);
  • счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);
  • отчет (авансовые и пр.).

Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.

Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов. Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.

Видео (кликните для воспроизведения).

В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи»).

Если законодательством РФ или договором предусматривается представление первичного учетного документа другому лицу или в государственное учреждение в бумажном виде, то предприятие обязано по их требованию и за свой счет подготовить на бумажном носителе копию первичного учетного документа, которые формируется в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 ФЗ № 402). В качестве лиц выступают: клиенты, партнеры организации, налоговые агенты и др. Помимо этого, контролирующие и правоохранительные органы в ходе ведения различных типов проверок имеют право затребовать документацию, подготовленную на бумажном носителе.

Требования к первичной документации и ее реквизиты

Существует несколько основных требований, которые предъявляются к первичным учетным документам:

  • наличие всех обязательных реквизитов;
  • составление на момент совершения хозяйственной операции, за исключением документов, составляемых непосредственно после ее завершения;
  • подтверждение исправлений, которые имеются в первичной документации, подписями лиц, подписывающих документы (в этом случае должна быть указана дата внесения исправлений);
  • обеспечение сохранности записей при заполнении первичных документов в течение времени, которое установлено для их хранения в архиве.

Внесение правок, которые не подтверждены участниками хозяйственных операций, в первичные документы недопустимо. Денежные (банковские и кассовые) документы не должны включать никаких исправлений.

[1]

При формировании унифицированных форм документов происходит разработка формуляра-образца в виде общей модели построения всех системных документов в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003.

Реквизиты (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) включают информацию о хозяйственной (финансовой) операции, которая указана в бухгалтерской документации.

В число основных и обязательных реквизитов, которые предусмотрены частью 2 ст. 9 ФЗ № 402 относят:

  • наименование (акты, накладные, счета-фактуры, приходный кассовый ордер и др.);
  • дата формирования документа;
  • наименование предприятия, создавшего документ;
  • содержание хозяйственной операции или факта хозяйственной жизни;
  • величина факта хозяйственной жизни натурального и (или) денежного измерения с обязательным указанием единиц измерения;
  • наименование должностных лиц (или лица), которые совершили сделку, операцию и отвечают за правильное ее оформления, либо наименование должностных лиц, которые отвечают за правильное оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их ФИО или прочих реквизитов, используемых с целью идентификации этих лиц.

Если возникает необходимость, то в структуру документа может быть включен дополнительный реквизит, в том числе адрес организации, основание для проведения хозяйственной операции, которая фиксируется в документе, печать, эмблема предприятия, визы, отметка о контроле и прочие реквизиты, которые могут быть определены характером документируемых хозяйственных операций.

Читайте так же:  Где и как завести домовую книгу

Первичный документ по учету денежных средств может быть подписан только руководителем предприятия или главным бухгалтером. Также это могут осуществлять лица, которым по приказу предоставлены эти полномочия.

Исправления первичных документов должно включать дату исправления, а также подписи лиц, которые занимались составлением документа, в котором осуществлено исправление. При этом необходимо указать фамилии и инициалы или другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402). Исправления могут быть произведены в случае согласования с участниками хозяйственных операций.

[3]

Нельзя производить исправления в следующих видах документов:

  • кассовые документы (ПКО, РКО, кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга);
  • банковские документы (платежное поручение и требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).

Регистры бухгалтерского учета и документация бухгалтерской отчетности

В соответствии со ст. 10 ФЗ № 402 регистры бухгалтерского учета используются с целью регистрации, систематизации и накопления сведений, которые содержатся в принятых к учету первичных документах. Они предназначены для того, чтобы отражать информацию на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведут с помощью специальных книг (журналов), ведомостей, на отдельных листах и карточках, в виде машинограммы, полученной посредством вычислительной техники. Также они могут быть записаны на магнитной ленте, диске, дискете и прочих машинных носителях.

Не допустимо при регистрации пропускать и изымать объекты бухгалтерского учета, включенные в регистры бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 ФЗ № 402).

Форма счетоводства или бухгалтерского учета характеризуется порядком сочетания учетных регистров, их внешним видом, последовательностью записей в них, использованием счетной техники, построением документации и схемой документооборота. В соответствии с ч. 6 ст. 10 ФЗ № 402 формы регистров бухучета подлежат утверждению руководителем предприятия или учреждения. Это осуществляется по представлению должностных лиц, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета. Бюджетное законодательство Российской Федерации устанавливает и регулирует формы регистров для предприятий и учреждений государственного сектора.

Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 13 Закона № 402-ФЗ) – это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерии в соответствии с установленными формами (на базе документов 2 указанных разновидностей).

Бухгалтерская финансовая отчетность включает сведения и показатели финансового положения предприятия на отчетную дату, информацию о финансовом результате его работы и движении денежных средств за отчетный период. Вся информация систематизируется и должна соответствовать законодательству о бухгалтерском учете.

Бухгалтерская отчетность в качестве системы показателей может разделяться на группы по определенным составам отчетности для разных предприятий, включая организации и учреждения государственного сектора, некоммерческие организации, ЦБ РФ. С ее помощью характеризуется финансово-хозяйственная деятельность любого экономического субъекта за отчетный период.

Если принять во внимание ФЗ от 27.07.10 года № 208 «О консолидированной финансовой отчетности», то вместе с формированием бухгалтерской отчетности предприятия, необходимо составление и консолидированной отчетности.

Бухгалтерскую отчетность можно считать составленной после момента подписания ее экземпляра на бумажном носителе директором или руководителем предприятия. Сроки предоставления такой отчетности не должны составлять более трех месяцев после окончания отчетного года.

По отношению к бухгалтерской (финансовой) отчетности нельзя установить режим коммерческой тайны. Это прописано в ч. 11 ст. 13 Федерального Закона № 402 и обусловлено тем, что она не обладает коммерческой ценностью и при этом может быть известна третьим лицам после ее опубликования. Вместе с этим в зависимости от указанных положений законодательства о бухучете экономический субъект не предпринимает мер по охране ее конфиденциальности.

Порядок обработки первичных бухгалтерских документов

Статья затронет основные моменты, касающиеся обработки бухгалтерских документов. Какие документы являются первичными, каким образом необходимо их обрабатывать и что для этого необходимо – далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Содержание

Когда в бухгалтерию поступают документы, их необходимо обработать. Сделать это нужно до того, как они будут вписаны в счет. Каким образом это сделать, чтобы не допустить ошибок, кто этим занимается?

Основные моменты ↑

Согласно законодательству, любая хозяйственная операция должна сопровождаться документами. Бухгалтерский учет должен вестись в организации с момента ее регистрации.

На основании учета оформляется отчетность для налоговой инспекции и прочих служб. Операции хозяйственного характера должны отражаться в регистре бухгалтерского учета.

Первичная документация может оформляться на бумажном или машинном носителе. Во втором случае руководство предприятия должно изготовить копии в бумажном варианте для других участников операции.

Во время работы с первичной документацией (ПД) могут допускаться ошибки. Например:

  • используется форма, которую не утвердили приказом;
  • в документах отсутствуют реквизиты;
  • нет лиц, которые обладают правом подписывать ПД;
  • кассовые документы содержат поправки;
  • запись ведется карандашом;
  • свободные графы не содержат прочерк;
  • нет печати.

При получении бухгалтерских данных происходит:

  1. Предварительная работа перед оформлением документации.
  2. Оформление ПД.
  3. Их утверждение.
  4. Обработка первичных данных.

В первичном документе отображается:

  • название предприятия;
  • юридический адрес (месторасположение);
  • номер счета и прочая информация.

Требования:

Документ необходимо составлять Во время осуществления операции или после нее
Обязательные реквизиты Дата, название организации и документа, содержание операции и ее измерители, ответственные лица и их подписи
Форма должна быть стандартной Утвержденная службой статистики
Исправления В документах не допустимы
Хранение обязательно
Читайте так же:  В течение какого времени переводят материнский капитал

Дата в первичных документах ставится та, которая являлась днем осуществления операции. Бывает разовая и накопительная.

Разовая первичная документация (расчеты, платежи) используется единожды для подтверждения проведения операции, после чего отправляются в бухгалтерию.

Накопительная (карты, наряды) используется в течение месяца или квартала, если операции повторяются. После того, как документ принят, информация с него переносится в регистр.

Если документы по каким-либо причинам пропали, необходимо:

С помощью приказа назначить комиссию Которая будет расследовать причины утери. Если имеется необходимость, то можно привлекать следственные органы
Принять меры для восстановления документов Например, взять в банке выписки по счетам или попросить договоры и акты у контрагентов

Если документы восстановить не удалось, налоговую инспекцию уведомлять об этом не обязательно. В любом случае, штрафа избежать не удастся.

Плательщику налогов предлагается несколько вариантов:

  • восстановить хотя бы некоторые документы;
  • сделать исправительные записи в налоговой декларации на прибыль;
  • во время налоговой проверки предоставить возможность инспектору определить сумму, которую придется выплатить в бюджет государства.

Для правильного ведения списка документации существует график документооборота. Им определяются сроки движения, порядок передачи документов.

Снимать копии с документов имеет право бухгалтер, но только в присутствии представителей органов налоговой службы. Для этого необходимо указать им основание.

Изымать первичные документы разрешено только органам налоговой службы. Производиться оно должно в присутствии руководящих органов учреждения.

Первичные документы организации: что надо знать бухгалтеру

В этой статье вы найдете ответы на типичные вопросы про оформление первичных учетных документов. Что делать, если контрагенты выставляют свои формы «первички», если вовсе не представляют документы, кто утверждает «первичку» и пр.

Формы первичных учетных документов в учетной политике

Вопрос: в нашей учетной политике закреплены определенные формы первичных документов. Некоторые контрагенты составляют и предъявляют иные, не предусмотренные нами формы. Должны ли мы каждый раз утверждать в своей учетной политике формы первички, которую используют контрагенты?

– Законодательно данный вопрос не урегулирован. Учтите следующее: в своей учетной политике вы закрепляете только те формы первичных документов, которые выставляет ваша компания. Формы первички, которую вы получаете от контрагентов, утверждать не требуется.

Вопрос: можно ли обойтись без путевого листа при учете расхода ГСМ, прописав это в учетной политике?

– Нет, этого делать нельзя. Финансовое ведомство по этому вопросу дает ряд разъяснений. Ознакомьтесь, например, с Письмом Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.

Первичка с контрагентом. Штраф за отсутствие первичных документов

Вопрос: иностранные партнеры не представляют никаких документов, просто перечисляют средства за оказанные услуги. Ссылаются, что у них нет таких понятий в деловом обороте. Чем нам грозит отсутствие акта приемки оказанных услуг (наши доходы)?

– Отсутствие первичных учетных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов согласно ст. 120 НК РФ. В этой статье указаны также размеры штрафов.

Вопрос: какая ответственность за отсутствие «первички»?

– Отсутствие «первички» является грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Размер штрафов указан в ст. 120 НК РФ.

Кто утверждает формы первичных документов

Вопрос: унифицированные формы первичных учетных документов обязательно утверждать руководителю организации?

– Да, обязательно. Согласно ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Оформление первичных документов

Вопрос: если мы оказали услугу, которая не имеет натурального измерителя, и в счете-фактуре можно в колонках с 1-й по 4-ю ставить прочерки, то это будет нарушением?

– Если прочерки не поставите, будет нарушением. Ознакомьтесь с приложением 1 к Постановлению Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137.

Вопрос: факты хозяйственной жизни нужно оформлять бухгалтерскими справками?

– Нет, не нужно. Бухгалтерская справка используется в целях налогового учета. Ее применяют для того, чтобы зафиксировать расчет каких-либо сумм, за определение которых отвечает именно бухгалтер. Например, при ведении раздельного учета облагаемых и не облагаемых НДС операций. Факты хозяйственной жизни мы должны оформить первичными учетными документами.

Вопрос: если квитанция к приходному кассовому ордеру напечатана на черновике, она имеет юридическую силу?

Видео (кликните для воспроизведения).

– Да, имеет, если она составлена по правилам, предъявляемым действующим законодательством.

Источники


  1. Общество с ограниченной ответственностью. Судебная практика, официальные разъяснения и рекомендации. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. — 128 c.

  2. Правоведение. — Москва: Мир, 2008. — 319 c.

  3. Ивакина, Н.Н. Культура судебной речи / Н.Н. Ивакина. — М.: БЕК, 2017. — 334 c.
Что такое первичные документы бухгалтерского учета
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here